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受け取ったエクセルファイルからデータを抽出する時、どのファイルからのデータかを分かるようにしておくと便利です。何か問題が起きたり、おかしな数字が混じった時に、その原因をいち早く特定することができます。
今日は、それを簡単に行う小ネタをご紹介します。
出来上がりがこちら
前回使ったデータ抽出シートの冒頭にファイル名と作成日時を表示するようにしてみました。

あ、ちなみに細かいんですが、部門名(部門01〜03、全社計)の記載箇所を表の上から横に移しています。こっちの方が行数を少なくできて、全体をよりコンパクトにすることができますので。
こういうのを気づいたらチョイチョイやってゆくと、だんだん作業環境が良くなってゆくんですね(自画自賛w)。
さて、じゃぁどういう数式を入れたら良いか見ていきましょう。
日時は now 関数で!
日時は比較的簡単です。
表示したいセルに「=now()」と入れるだけでOK。これだけで、現在の日時が表示されるようになります。

表示形式を変えれば、日付だけでなく時間(秒まで)も表示することができるので、見やすい書式を設定してあげてください。
日時は、「数式を記入した時」か、既に数式が入っている場合は「ファイルを開いた時」になります。
基本的な使い方としては、データ抽出シートからコピーして分析シートに値貼付けしますので、そこで時間が固定されて保存されるということになります。
ファイル名は「呪文」を使う
ファイル名の方は結構複雑な数式になります。

なにこれ?というくらいややこしいですよね。
一応説明しておくと、CELL関数というのがあって、これはあるセルの情報を取得する関数です。適当なセル(例えば$A$1)を指定して”filename”の情報をとると、そのセルが属するファイルの名前が返されるということのようです。
= CELL (“filename”,$A$1)
とだけ入力すると、
/Users/…./(ファイルのパス名) [ファイル名.xlsx]シート名
が表示されます。
上のややこしい式は、ここからファイル名以外の情報を削除する計算をしているわけです。
でもまぁ、それは別に覚えておかなくても良くて、とにかく、この数式を呪文のごとく捉え、表示したいセルにコピペしたら良いです。
コピペ用としてもう一度数式を書きます。
=REPLACE(LEFT(CELL(“filename”,$A$1),FIND(“.”,CELL(“filename”,$A$1))-1),1,FIND(“[“,CELL(“filename”,$A$1)),)
何度も言いますが、データの出所を分かるようにしておくことは、混乱を防ぐために非常に効果的ですので、是非習慣づけてください。
ではまた!