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エクセルを頻繁に使うようになってくると、書式設定や印刷時の設定をいちいちするのが面倒になってくる。そこで私はテンプレート的なファイルを作り、常にそのファイルを起点に作業をスタートするようにしている。
エクセル・テンプレートの事例
初期設定としてはシート1枚だけで、使う分だけシートを複製する形。
セルの高さは標準設定だと11.25で結構細かいので15.00まで高くしている。
また、列幅は項目列でインデント的に使えるように幅2.00の列を二つ設定しておき、その他の列は標準設定（8.43）のままにしている。
印刷設定も行っていて、ヘッダやフッタ、余白などを予め作りこんでいる。
ページ右上には「ファイル名」と「シート名」、右下には「ページ数／ページ総数」を印刷するようにしているので、そのまま印刷してもどのファイルのどのシートの何ページ目かで混乱することはない。
また、中央下に会社名（実際にはもうちょっとロゴっぽい形で書式なども作りこんでいる）も表示されるので、そのままお客さんに渡しても違和感のない形になっている。
ここまで作りこんでおくと、ざっと作ったシートでも印刷してみるとそれなりの「品質感」が出る形になって結構便利だ。「品質感」があるとお客さんの第一印象が良く、信頼感をもって資料に向きあって貰える。実際に仕事をしていると意外にこういう小技が馬鹿にならない。
ツールバーも整えておこう
テンプレートを作るついでに、ツールバーにも気をつかっておきたい。
無造作にツールバーをちりばめて使っている人をよく見かける。経験的に言うとエクセルの増えてな人ほどこの傾向が強いような気もする。あまりにも細かい点なので見つけてもいちいち指摘しないが、これはあまり感心しない。何より作業スペースが狭くなってしまってシート全体を見渡せにくくなる。
ツールバーはなるべく一行にまとめるようにして、シートの作業スペースを最大限に表示できるようにしておきたい。
特に私のような使い方だとあまり機能そのものを使わないので、ツールバーをカスタマイズして使用頻度の低いボタンを削除してしまっている。そうしてボタン数を減らした上で、標準バーと書式バーを並列で並べるようにしている（上の図1を参照）。
ただ、ボタンについては減らすだけでなく追加しているボタンもいくつかある。最も特徴的なのはいろんな貼付のボタンを追加していること。これまで説明してきた中でも何度か出てきたけれども、貼付については、「書式貼付け」「値貼付け」の他に「数式貼付け」を多様する。
「数式貼付け」は専用のボタンがないので、「形式を選択して貼り付け」をカスタマイズで標準バーに追加してそこから選択するようにしている。なお、カスタマイズでこれを追加するとボタンのところに「形式を選択して貼り付け」という文言がそのまま表示される。これだとスペースを占有しすぎるので、ボタンイメージ（◆印）を割り当てている。
この辺になってくるとそれぞれの趣味の問題もあるので、細かい点を説明してもきりがないけれども、スムースに仕事をするためには、一度こういったところまでしっかり作りこんでおくと楽だと思う。
ということで、エクセルネタはここで一段落。
小技の集積でごちゃごちゃした話になりがちで、分量の多めになっていたけれども、頑張って読んで戴きどうもお疲れ様でした。
次回からはもうちょっと大局的な（？）話に戻します。
